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De acuerdo con la Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado de fecha 12 de febrero de 2015, todos los libros societarios (contables, de actas, de socios y otros que de forma obligatoria conforme a la normativa vigente deben llevar los empresarios) deberán ser llevados y presentados OBLIGATORIAMENTE EN FORMATO ELECTRÓNICO.
Los más relevante, quizás sea lo que atañe a las actas ya que de este modo, todas las actas deberán conservarse en formato electrónico y ser presentados de forma telemática ante el Registro Mercantil competente para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social correspondiente, esto es, antes del 30 de abril de cada ejercicio (para sociedades que finalicen su ejercicio a 31 de diciembre).
Esta medida afecta a todos los acuerdos sociales adoptados por los órganos sociales de las sociedades mercantiles desde el pasado 29 de septiembre de 2013 por lo que no será posible la legalización de libros en formato papel que contengan actas respecto a los ejercicios sociales abiertos a partir del 29 de septiembre de 2013.
Cabe destacar, que podrán ser objeto de legalización los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.
De la misma forma podrán legalizarse libros registros de acciones nominativas o libros registro de acciones nominativas o libros registro de socios, aunque resulte del libro presentado a legalización que no ha sido legalizado el libro inicial.
Si no mediaran defectos, el Registrador extenderá una certificación en la que identificará al empresario, y expresará los libros legalizados, con identificación de su clase y número, la firma digital generada por cada uno de ellos y los datos de la presentación y del asiento practicado en el libro-fichero de legalizaciones.
Los actuales libros en papel ya legalizados sólo podrán ser válidamente utilizados para contabilidades y acuerdos de ejercicios sociales abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. El Registro Mercantil procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará durante el primer envío telemático de los nuevos libros en formato electrónico previa incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia.
No obstante, los libros no obligatorios que los empresarios deseen legalizar en cada ejercicio, deberán serlo de conformidad con las reglas establecidas anteriormente.
Las anteriores reglas, serán también de aplicación para la legalización de libros de uniones temporales de empresas, comunidad de bienes, asociaciones de cualquier clase, fundaciones u otras personas físicas y jurídicas obligadas a llevar una contabilidad ajustada a las prescripciones del Código de Comercio.
Para más información sobre esta cuestión póngase en contacto con nosotros a través de nuestra página web www.blaw.es.
